Anda mungkin sudah sering mendengar istilah workflow, Namun, apakah Anda tahu apa itu workflow dan apa manfaatnya untuk bisnis Anda?

Workflow bisa membantu Anda untuk memaksimalkan produktivitas dan efisiensi bisnis Anda dengan mengatur, mengotomatisasi, dan memonitor pekerjaan atau proyek Anda.

Berikut ini akan dibahas secara lengkap mengenai pengertian workflow, jenis-jenisnya, cara membuat dan manfaatnya yang bisa Anda terapkan.

Apa Itu Workflow?

Workflow adalah urutan langkah-langkah atau proses yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau proyek.

Workflow biasanya melibatkan beberapa orang, departemen, atau sistem yang saling berinteraksi dan berkolaborasi. Workflow juga bisa mencakup aturan, syarat, atau kondisi yang harus dipenuhi untuk melanjutkan atau mengakhiri langkah-langkah atau proses tersebut.

Workflow bisa digambarkan dengan menggunakan diagram, flowchart, atau model visual lainnya, yang menunjukkan alur, hubungan, dan transisi antara langkah-langkah atau proses.

Workflow juga bisa dibuat dengan menggunakan perangkat lunak khusus. Perangkat lunak ini bisa membantu Anda untuk mendesain, mengimplementasikan, dan mengelola workflow Anda dengan mudah dan cepat.

Jenis-jenis Workflow

Workflow bisa dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung pada tujuan, sasaran, dan konteks penggunaannya. Beberapa jenis workflow yang umum digunakan adalah:

Project Workflow

Workfolw jenis ini cocok digunakan untuk pengerjaan proyek yang kompleks agar tetap on track.

Seorang manager akan membuat daftar pekerjaan mana saja yang harus dilakukan dan bagaimana menyelesaikannya, memberikan gambaran aktivitas yang dilakukan ke dalam sebuah diagram dan memuat daftar hasil pekerjaan.

Project workflow memberikan gambaran visual alur kerja yang jelas dan terarah. hal ini membantu para pekerja untuk mendapatkan gambaran umum mengenai apa yang perlu dilakukan agar proyek berjalan lancar dan mengidentifikasi lebih awal potensi adanya hambatan dalam pekerjaan.

Case Workflow

Case workflow merupakan alur kerja yang berfokus kepada penyelesaian masalah dalam suatu kondisi atau kasus tertentu.

workflow jenis ini tidak berjalan secara teratur dan berurutan. Hal ini dikarenakan penanganan masalah terhadap suatu kasus akan berbeda satu sama lain.

Misalnya ada 2 karyawan yang bermasalah dengan akses internet, karyawan yang satu hanya perlu dibantu mengkonfigurasi ulang pengaturan laptop. Namun, untuk kasus yg lainnya mungkin membutuhkan bantuan dari tim keamanan data karena masalahnya bukan berasal dari pengaturan laptop.

Process Workflow

Diantara ketiga jenis workflow, alur kerja jenis ini yang cenderung lebih banyak dikenal oleh kebanyakan orang.

Process workflow digunakan untuk menggambarkan pekerjaan yang berulang dan dapat diprediksi. Dalam alur kerja proses digambarkan dengan jelas mengenai tugas yang dilakukan, departemen yang bertanggung jawab dan bagaimana cara menyelesaikan masalah yang terjadi selama proses berlangsung.

Cara Membuat Workflow

Membuat workflow yang baik dan efektif membutuhkan beberapa langkah, yaitu:

Menentukan tujuan dan sasaran

Sebelum membuat workflow, Anda harus menentukan tujuan dan sasaran yang ingin Anda capai, seperti meningkatkan kinerja, mengurangi biaya, atau memuaskan pelanggan.

Anda juga harus menentukan indikator atau metrik yang bisa mengukur pencapaian tujuan dan sasaran Anda, seperti waktu, anggaran, atau kepuasan.

Mengidentifikasi langkah-langkah atau proses

Setelah menentukan tujuan dan sasaran, Anda harus mengidentifikasi langkah-langkah atau proses yang harus dilakukan untuk mencapainya, seperti mengumpulkan data, menganalisis data, atau membuat laporan. Anda juga harus mengidentifikasi orang, departemen, atau sistem yang terlibat dalam setiap langkah atau proses, serta tanggung jawab dan peran mereka.

Mengatur alur, hubungan, dan transisi

Setelah mengidentifikasi langkah-langkah atau proses, Anda harus mengatur alur, hubungan, dan transisi antara langkah-langkah atau proses tersebut, seperti urutan, prioritas, atau ketergantungan. Anda juga harus mengatur aturan, syarat, atau kondisi yang harus dipenuhi untuk melanjutkan atau mengakhiri langkah-langkah atau proses tersebut, seperti persetujuan, validasi, atau eskalasi.

Membuat diagram, flowchart, atau model visual

Setelah mengatur alur, hubungan, dan transisi, Anda harus membuat diagram, flowchart, atau model visual yang menggambarkan workflow Anda, dengan menggunakan simbol, warna, atau ukuran yang sesuai. Anda juga bisa menggunakan perangkat lunak khusus untuk membuat diagram, flowchart, atau model visual Anda, seperti Microsoft Visio, Lucidchart.

Mengimplementasikan, menguji, dan mengevaluasi

Setelah membuat diagram, flowchart, atau model visual, Anda harus mengimplementasikan, menguji, dan mengevaluasi workflow Anda, dengan menggunakan data atau informasi yang nyata atau simulasi. Anda juga harus memantau dan mengawasi workflow Anda, dengan menggunakan indikator atau metrik yang telah Anda tentukan sebelumnya.

Anda juga harus melakukan perbaikan atau perubahan jika diperlukan, berdasarkan hasil pengujian atau evaluasi Anda.

Manfaat Workflow untuk Bisnis

Workflow memiliki banyak manfaat untuk bisnis, di antaranya adalah:

Memaksimalkan produktivitas: Workflow memaksimalkan produktivitas bisnis Anda, karena Anda bisa menyelesaikan pekerjaan atau proyek Anda dengan lebih cepat, mudah, dan akurat, dengan mengurangi hambatan, kesalahan, atau redundansi yang mungkin terjadi dalam proses tersebut.

Meningkatkan efisiensi: Workflow meningkatkan efisiensi bisnis Anda, karena Anda bisa menghemat waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan atau proyek Anda, dengan mengotomatisasi, menyederhanakan, atau mengoptimalkan proses tersebut.

Meningkatkan kualitas: Workflow meningkatkan kualitas bisnis Anda, karena Anda bisa menyelesaikan pekerjaan atau proyek Anda dengan lebih baik, sesuai, dan konsisten, dengan mengikuti aturan, syarat, atau standar yang telah ditetapkan dalam proses tersebut.

Meningkatkan komunikasi: Workflow meningkatkan komunikasi bisnis Anda, karena Anda bisa berbagi data atau informasi yang penting dengan mudah dan cepat kepada pihak-pihak yang terkait, baik internal maupun eksternal, dengan menggunakan diagram, flowchart, atau model visual yang jelas dan mudah dipahami.

Meningkatkan kepuasan: Workflow meningkatkan kepuasan bisnis Anda, baik dari sisi pelanggan, karyawan, maupun pemangku kepentingan lainnya, karena Anda bisa menyelesaikan pekerjaan atau proyek Anda dengan lebih cepat, mudah, akurat, baik, sesuai, dan konsisten, dengan mengikuti tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam proses tersebut.

Workflow adalah alat yang bisa membantu Anda untuk memaksimalkan produktivitas dan efisiensi bisnis Anda, dengan mengatur, mengotomatisasi, dan memonitor pekerjaan atau proyek Anda.

Dengan membuat workflow yang baik dan efektif, Anda bisa meningkatkan kinerja, kualitas, komunikasi, dan kepuasan bisnis Anda. Selamat mencoba!